Assistant(e) adminisatrif(ve) et financier(ere) - H/F

MTBK Activités est une Holding qui regroupe les activités des sociétés suivantes : Ariess Consulting, Aquafit’Bulle, Atelier Coworking 78, SCI M’CO10 et SCI MAJIKA.

Dans le cadre de vos fonctions, vous pourrez être amenés à travailler pour ce groupement d’entreprises selon le besoin exprimé par la Direction.

Pour rappel, ci-après la description des activités de chacune :

• MTBK Activités : Société Financière détenant les ressources humaines relatives aux fonctions supports du Groupement notamment sur les domaines – administratif, finance, marketing et communication, gestion du personnel, marque entreprise, etc ... Elle intègre également l’activité de l’Atelier Coworking 78 : Centre d’Affaires et de coworking proposant à la location des espaces nomades, des salles de réunion, des bureaux fermés, etc ...

• Ariess Consulting : Bureau de Conseils et d’Études Techniques indépendant et pluridisciplinaire Courant Faible (CFA – Sûreté, Sécurité, Réseaux, Domotique Environnementale) et Courant Fort (CFO - Électricité). Depuis 2016 nous développons notre secteur d’activité autour de l’intelligence des villes et des bâtiments afin d’élaborer des programmes novateurs.

• Aquafit’Bulle : Centre Aquafitness et Bien être proposant des cours aquatiques de type : AquaBike, AquaFibi, AquaGym, AquaCombat, etc ...

• SCI MAJIKA : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier.

• M’CO10 : Société Civile Immobilière, gestionnaire de patrimoine immobilier.

Dans le cadre d’un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) :ASSISTANT(E) ADMINISATRIF(VE) ET FINANCIER(ERE) - H/F

Sous l’autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux :

1. Gestion Administrative et Organisation d’Évènements :

• Accueil et Gestion des Locaux :
 Accueil téléphonique et physique des visiteurs,
 Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons),
 Gestion de la bonne tenue des locaux,
 Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables,
 Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances, ...),
 Gestion de l’assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).

• Gestion Administrative et Financière quotidienne :
 Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc…),
 Classement et archivage,
 Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc ...).

• Gestion des événements et relations clients :
 Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d’année,
 Gestion et organisation de la soirée de fin d’année,
 Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d’avion, voiture de location, chambres d’hôtel, …).

• Gestion des Fournisseurs :
 Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc ...),
 Suivi et contrôle des livraisons,
 Suivi et règlement des factures,
 Réclamation des factures manquantes.

2. Facturation et Recouvrement Clients :

• Ariess Consulting :
 Vérification des commandes clients avec notre CRM,
 Relance hebdomadaire des Chargés d’Affaires concernant l’étalonnement et la prévision de facturation,
 Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement,
 Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus et autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement.

• MTBK Activités :
 Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe,
 Facturation mensuelle liée à l’activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle),
 Suivi des échéances et recouvrement.

• SCI Majika :
 Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges,
 Calcul de la revalorisation annuelle des charges,
 Suivi des échéances et recouvrement.

3. Gestion du Coworking :

• Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs,
• Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements,
• Préparation et remise en état des salles à chaque location,
• Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails,
• Dynamisation de l’activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients,
• Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours,
• Contrôle des comptes crédits des coworkeurs.

4. Gestion de la Comptabilité :

• Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés,
• Vérification et imputation des pièces comptables,
• Vérification et saisie des notes de frais,
• Lettrage des comptes,
• Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d’Expert-Comptable,
• Préparation des notes de frais de la Direction,
• Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (Urssaf, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc ...),
• Connaissance des règles et dates fiscales,
• Maîtrise des fondamentaux comptables pour préparation du Bilan annuel,
• Révision mensuelle des comptes.

Qui êtes-vous ?

Formation et expériences :
- Formation de type administrative et comptable de niveau Bac 2, (BTS, DUT, Titre Certifié)
- Vous justifiez d’une expérience réussie de 5 ans minimum dans des fonctions similaires.

Vos atouts pour le poste :

- Autonome, organisé(e) ; rigoureux.se
- Vous avez cette facilité de vous adapter aux situations et à vos interlocuteurs,
- Vous êtes capables d’identifier des solutions rapides et efficaces face à des imprévus ou des anomalies,
- Vous êtes capables d’entretenir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs, en particulier dans le cadre du suivi des paiements et des factures,
- Vous êtes en mesure de collaborer efficacement avec différents services, notamment le cabinet comptable, Ressources Humaines, Direction et Marketing/ Communication,
- Vous êtes en mesure de gérer simultanément des tâches administratives et comptables,
- Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches et prioriser de manière efficace,
- Vous êtes en mesure de rédiger des courriers de manière claire et professionnelle,
- Vous êtes capable de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais tout en maintenant la qualité du travail.

Poste en CDI à temps plein, basé à Méré (78).

• Contrat : Poste en CDI, offrant une stabilité à long terme,
• Rémunération : Salaire fixe à définir en fonction de votre profil et de l’expérience,
• Avantages sociaux : Couverture mutuelle et prévoyance avec une prise en charge de 50% par l’employeur, garantissant sécurité et bien-être,
• Comité d’entreprise : Accès à des avantages variés (chèques cadeaux, offres culturelles et de loisirs, réductions auprès de grandes enseignes partenaires),
• Environnement de travail : Un cadre agréable avec espaces de détente, salle de sport avec douche, et parking privé pour un confort optimal,
• Accessibilité : Poste basé à Méré (78), à seulement 5 minutes à pied de la gare Montfort-l'Amaury - Méré, facilitant vos trajets,
• Restauration : Possibilité de déjeuner sur place, offrant une solution pratique et conviviale.